Privacy statement

S-IMTAC verzamelt uw persoonsgegevens alleen indien u deze zelf invult of achterlaat op de website,  u gebruik wenst te maken van de diensten van S-IMTAC of in dienst komt bij S-IMTAC.

Het is ook mogelijk dat S-IMTAC gegevens van u verzamelt indien uit deze gegevens blijkt dat u geïnteresseerd zou zijn in de dienstverlening van S-IMTAC en deze gegevens openbaar door uzelf zijn geplaatst. S-IMTAC zal in dit geval contact met u opnemen en informeren of u gebruik wenst te maken van onze diensten conform dit privacy statement. Wanneer blijkt dat u geen gebruik wenst te maken van onze diensten, dan worden uw gegevens dermate minimalistisch bewaard zodat uw wens om niet benaderd door ons te worden in de toekomst kan worden gehonoreerd.

S-IMTAC verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk worden geacht voor de dienstverlening. S-IMTAC streeft naar minimale gegevensverwerking, waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt. De persoonsgegevens die S-IMTAC bewaart worden onderscheiden in de volgende twee categorieën:  

Persoonsgegevens van potentiële kandidaten

• NAW-gegevens;
• Contactgegevens (telefoonnummer en e-mail adres);
• Cv (tot 1 jaar na datum van opslag);
• VOG;
• Screeningsdocumenten.

Persoonsgegevens van werknemers

• Identiteitsbewijs;
• Gegevens benodigd voor de salarisadministratie (loonheffingsverklaring, bankrekeningnummer);
• Gegevens benodigd voor de personeelsadministratie (arbeidsovereenkomst, formulier in dienst treden);
• Gegevens benodigd voor de verzuimregistratie (verblijfsadres, frequentie van ziekte);

*De gegevens die eerder al zijn verzameld ten tijde dat de werknemer nog als kandidaat fungeerde blijven tevens bewaard wanneer een werknemer bij S-IMTAC in dienst treedt.

Uw persoonsgegevens worden verzameld door S-IMTAC voor de uitvoering van ons diensten als detacheringsbureau, voor recruitment doeleinden, betalingsdoeleinden, administratieve doeleinden en/of de uitvoering van wettelijke taken.

Het verstrekken van persoonsgegevens door S-IMTAC aan derden gebeurt uitsluitend met  toestemming van de persoon op wie de informatie betrekking heeft. Uitzondering hierop zijn de persoonsgegevens die vanwege geldige grondslagen verplicht aan derden dienen te worden verstrekt, denk hierbij bijvoorbeeld aan de loonbelastingverklaring voor de belastingdienst of de loonkostenverklaring  aan het UWV, en persoonsgegevens die worden doorgespeeld aan S-IMTAC verbonden opdrachtgevers en onderaannemers, de accountant, die namens S-IMTAC diensten verlenen waarmee een verwerkersovereenkomst bestaat.

De persoonsgegevens worden bewaard conform het AVG en de wettelijke/fiscale bewaartermijnen geldend binnen Nederland. Onderstaand worden de volgende categorieën opgesplitst waarvoor de bewaartermijnen verschillen:

Kandidaten welke geen match blijken te zijn

Wanneer er naar aanleiding van het contact tussen een kandidaat en één van onze recruiters geen match blijkt te zijn, dan worden uw persoonsgegevens dermate minimalistisch bewaard zodat kan worden voorkomen dat u in de toekomst nogmaals wordt benaderd. In dit geval zullen uw voor- en achternaam en e-mail adres bewaard blijven.

Potentiële kandidaten

Wanneer u (nog) niet bij ons in dienst bent, maar wel gebruik wil maken van onze diensten zullen wij uw cv bewaren tot één jaar na de datum waarop deze bij ons is binnengekomen. Voor uw gegevens zoals uw woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, voor- en achternaam geldt tevens een bewaartermijn van één jaar.

Werknemers in dienst

Wanneer u bij ons in dienst treedt  zullen wij uw gegevens bewaren volgens de fiscale bewaartermijnen die hiervoor gelden. Persoonsgegevens vanuit de loonadministratie en voor de belastingdienst dienen tot vijf jaar na uw uit dienst treden bewaard te blijven, denk hierbij bijvoorbeeld aan een loonheffingsverklaring of de kopie van uw paspoort. Persoonsgegevens die gerelateerd zijn aan de afdeling personeelszaken worden tot twee jaar na uw uit dienst treden bewaard binnen S-IMTAC. Hierbij kunt u onder andere denken aan uw arbeidsovereenkomst, NAW-gegevens, formulier in dienst treden en contactgegevens zoals uw telefoonnummer of e-mail adres.

Om de veiligheid van de persoonsgegevens die worden verwerkt binnen S-IMTAC te waarborgen is een verwerkersovereenkomst afgesloten met Otys, de aanbieder van het Customer Relationship Management systeem (CRM-systeem), waarin persoonsgegevens van potentiële kandidaten en werknemers worden opgeslagen. In de verwerkersovereenkomst is vastgesteld in hoeverre de aanbieder van het CRM- systeem organisatorische en technische maatregelen treft om de privacy en veiligheid van de persoonsgegeven te waarborgen.

Enkele persoonsgegevens worden binnen S-IMTAC tevens fysiek opgeslagen. Deze persoonsgegevens worden opgeslagen door de financiële administratie en/of de afdeling personeelszaken. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst, de kopie van het identiteitsbewijs, de loonheffingsverklaring enzovoorts.  De persoonsgegevens welke fysiek worden opgeslagen worden achter slot en grendel bewaard en zijn alleen toegankelijk voor directe leidinggevende en/of werknemers van de afdeling waarvoor het document noodzakelijk is voor het uitvoeren van werkzaamheden. 

Wanneer uw persoonsgegevens worden bewaard door S-IMTAC heeft u een aantal rechten waarop u zich kunt beroepen:

• Het recht op inzage van uw persoonsgegeven;
• Het recht op wijzigingen van uw persoonsgegevens;
• Het recht op dataportabiliteit van uw persoonsgegevens;
• Het recht om vergeten te worden;
• Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Indien u wenst gebruik te maken van één of meerdere van de bovenstaande rechten dan kunt u dit kenbaar maken telefonisch via 010 73 71 359 of per e-mail via hr@s-imtac.nl.