Bestuursassistent

De Gemeente wil het bestuur zo optimaal mogelijk ondersteunen. En zoekt voor de nieuwe collegeperiode 1 of 2 nieuwe bestuursassistenten, om de bestuurders te ondersteunen, die het team van bestuursassistenten voor een langere periode kunnen ondersteunen.

Bij de opdracht horen de volgende hoofdtaken:
1. Algemene secretariële dienstverlening aan één of meerdere leden van het college van burgemeester en wethouders;
2. Agendabeheer, e-mailbeheer, waarbij er wordt meegelezen in de mailbox van de bestuurder, mailtjes daaruit worden uitgezet in de organisatie en mails zelfstandig worden afgehandeld, Daarnaast zijn andere werkzaamheden afspraken maken, eventueel mee naar openbare optredens;
3. Telefoonbehandeling, boodschappen aannemen en algemene informatie verstrekken en het te woord staan van inwoners;
4. Ontvangen van bezoekers en collega’s;
5. Behandelen van correspondentie;
6. Voorbereiden - organisatorisch en administratief - van vergaderingen en bijeenkomsten;
7. Uitzetten van afspraken, meldingen en actiepunten in de organisatie en voortgangsbewaking en toezien op voortgang, en tijdige afhandeling van afspraken, meldingen en actiepunten;
8. Bereid zijn om raadsvergaderingen en/of commissie vergaderingen te volgen waar jouw bestuurder een rol heeft waardoor je kunt anticiperen op de uitkomst van de desbetreffende vergadering;
9. Meedenken over het werkproces en bijhouden van ontwikkelingen op het eigen vakgebied;
10. Signaleren en informeren van bestuur, directe collega's en organisatie over voor partijen van belang zijnde zaken;
11. Hybride werken bestaat tot de mogelijkheden met de kanttekening dat het in nauwe overeenstemming met de bestuurder en het hele bestuurssecretariaat afgestemd moet worden. In theorie bestaat de mogelijkheid dat een bestuurder toch bijna altijd op kantoor werkt en daardoor de aanwezigheid op kantoor toch geëist wordt.

• Minimaal een afgeronde MBO niveau 4 opleiding in de richting van Directiesecretaresse / Managementassistent;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar Secretaresse/Bestuursassistent voor een directie en/of een college van bestuur;
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met Microsoft Office 365 programma’s: Outlook, Word, Excel, Powerpoint; Teams en iBabs (duidelijk weergegeven in het cv);
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar bij een gemeente.

Reageren kan tot: 28-04-2022 9:00u.

S-IMTAC is gespecialiseerd op het gebied van Interim Management / Detachering, Opleidingen & Projecten en Vitaliteit in de sector Banking, Finance, HR en Marketing & Communicatie. Onze missie is simpel, gewoon S-IMTAC Wij zijn eerlijk, betrokken, persoonlijk en doen net even dat extra stapje voor jou. Wij geloven in kansen en uitdagingen. Daarnaast geven wij trainingen voor het bedrijfsleven, MKB, overheden, banken en verzekeraars. Denk hierbij aan Sales Trainingen, Management Trainingen, Motivatie Trainingen, Advies / Coaching on the job, etc. De kracht van S-IMTAC zit in de ervaring, kennis en netwerk van het team. De organisatie is gericht op de volgende divisies: Banking, Finance, HR en Marketing & Communicatie. Op iedere divisie zitten specialisten met alle know-how om de juiste professionals te werven, selecteren en te trainen voor de betreffende opdrachtgever. Doordat de specialisten o.a. zelf operationeel zijn of zijn geweest bij de opdrachtgevers, weten zij precies wat er speelt, wat er wordt verwacht en boven alles, zij spreken dezelfde taal.