Coördinator backoffice

Als Backoffice Coördinator ga je fungeren als centrale backoffice waarbij je als vraagbaak op een dienstverlenende wijze meldingen, vragen, klachten maar ook speciale (pas) aanvragen verzamelt, onderhoudt en afhandelt. Je legt verantwoording af aan de implementatiemanager en sta je in nauw contact met het uitrolteam van het project. Ook biedt de Backoffice Coördinator op meerdere gebieden ondersteuning aan het gehele uitrolteam. De landelijke uitrol van de Rijkspas vindt gefaseerd plaats. Het uitrolteam reist van eenheid naar eenheid gedurende de uitrol. De Backoffice Coördinator heeft in de basis geen reizende rol, maar kan wel gevraagd worden de betreffende uitrol eenheid te bezoeken als dit nodig is voor het uitvoeren van werkzaamheden. De kandidaat dient daarom bereid te zijn tot reizen binnen Nederland en in het bezit te zijn van eigen vervoer.

Verantwoordelijkheden:

• Het ondersteunen van de werkzaamheden van het uitrolteam in zowel de voorbereiding naar een uitrol als de uitrol zelf;
• Het inrichten van de backoffice en het coördineren van eventuele uitbreiding van het backoffice team;
• Het fungeren als centrale backoffice waarbij je als vraagbaak op een dienstverlenende wijze meldingen, vragen, klachten maar ook speciale (pas) aanvragen verzamelt, onderhoudt en afhandelt;
• Het controleren van binnengekomen id-scans ten behoeve van het aanvragen van een pas;
• Ondersteuning bieden in het administratief registreren van medewerkers ten behoeve van een correcte pasvertrekking;
• Het borgen van telefonische en digitale bereikbaarheid;
• Het op orde houden en afhandelen van de administratieve aanpassingen naar de Rijkspas beheerorganisatie.

Vakmatige taken:

• Planmatig en gestructureerd te werk gaan;
• Zelfstandig uitvoeren, monitoren en verbeteren van de backoffice activiteiten;
• Analyseren, verzamelen en oplossen van gebruikers(aan)vragen en klachten;
• Registreren van bevindingen en bewaken van de voortgang van het oplossen daarvan;
• Rapporteren, archiveren en verspreiden van diverse overzichten ter ondersteuning van de uitrol en het project

Opleiding:

Minimaal een relevant MBO-4 diploma en bij voorkeur een HBO werk- en denkniveau.

Professionele kennis en werkervaring

• Tenminste drie jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke rol;
• Tenminste twee jaar aantoonbare werkervaring met Projectmanagement;
• Tenminste twee jaar aantoonbare werkervaring met Facility Management;
• Aantoonbare werkervaring met processen rond uitgifte en beheer van toegangspassen.

Competenties

• Klantgerichtheid: Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in.
• Flexibel gedrag: Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.
• Organisatiesensitiviteit: Speelt in op interne politiek en is alert op veranderingen binnen de organisatie. Onderkent de invloed en de gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op de andere organisatieonderdelen.
• Overtuigingskracht: Toont gedrag dat er op is gericht om anderen te overtuigen van een bepaald standpunt en instemming te krijgen met bepaalde plannen of ideeën.
• Stressbestendig: Blijft effectief presteren onder hoge werk- en tijdsdruk, bij tegenspel en druk door anderen en in onzekere omstandigheden.
• Samenwerken: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.
• Leervermogen: Is alert op nieuwe informatie. Maakt zich actief meester van nieuwe kennis en past deze effectief toe voor de eigen functie.

S-IMTAC is gespecialiseerd op het gebied van Interim Management / Detachering, Opleidingen & Projecten en Vitaliteit in de sector Banking, Finance, HR en Marketing & Communicatie. Onze missie is simpel, gewoon S-IMTAC Wij zijn eerlijk, betrokken, persoonlijk en doen net even dat extra stapje voor jou. Wij geloven in kansen en uitdagingen. Daarnaast geven wij trainingen voor het bedrijfsleven, MKB, overheden, banken en verzekeraars. Denk hierbij aan Sales Trainingen, Management Trainingen, Motivatie Trainingen, Advies / Coaching on the job, etc. De kracht van S-IMTAC zit in de ervaring, kennis en netwerk van het team. De organisatie is gericht op de volgende divisies: Banking, Finance, HR en Marketing & Communicatie. Op iedere divisie zitten specialisten met alle know-how om de juiste professionals te werven, selecteren en te trainen voor de betreffende opdrachtgever. Doordat de specialisten o.a. zelf operationeel zijn of zijn geweest bij de opdrachtgevers, weten zij precies wat er speelt, wat er wordt verwacht en boven alles, zij spreken dezelfde taal.