Managementassistente TVL

Het ontzorgen en ondersteunen van het afdelingshoofd Toezicht, Leefbaarheid en Veiligheid is bij jou in goede handen. Daarnaast steek jij ook graag je handen uit de mouwen in het ondersteunen van het team bij projecten.

Voor deze afdeling, TVL, is de opdrachtgever op zoek naar een managementassistent(e) die naast de secretariële werkzaamheden het ook leuk vindt om ondersteuning te geven bij verschillende activiteiten en projecten. Hierdoor is geen dag hetzelfde. Als managementassistent(e) op één van de meest dynamische afdelingen bij de gemeente gebeurt er altijd wel iets waar jij mee te maken hebt. Agendabeheer, ondersteunen bij administratie, het regelen en verzorgen van zakelijke bijeenkomsten, workshops en teamuitjes, het behoort tot jouw dagelijkse werkzaamheden.

Je werkzaamheden bestaan uit:

• Ontzorgen en ondersteunen van het afdelingshoofd Toezicht, Leefbaarheid en Veiligheid;
• Ondersteunen bij de uitvoering van een aantal personele taken voor de afdeling. Denk daarbij aan voorbereiden werving- en selectie van nieuwe medewerkers tot maken inwerkprogramma samen met andere teamgenoten, maar ook zorgen dat alle middelen (computer, telefoon, identiteitsbewijs, ondermandaat, aanmeldingen softwarepakketten) klaar liggen voor de komst van een nieuwe collega. Een ander voorbeeld is het optekenen van afspraken gemaakt in personele gesprekken.
• Verwerken van in- en uitgaande post en e-mail. Daarbij signaleer je bijzonderheden en mogelijke verbanden met de actualiteit en je zorgt voor de voortgangsbewaking van uitgezette acties;
• Voorbereiden en organiseren van presentaties, bijeenkomsten, workshops en vergaderingen;
• Zelfstandig afhandelen van vragen en verzoeken;
• Ontvangen van bezoekers en gasten als gastheer/gastvrouw;
• Notuleren van vergaderingen, zoals afdelingsoverleg, bedrijfsvoeringsoverleg TVL

De opdrachtgever zoekt een managementassistent(e) die altijd één stap vooruitdenkt.

• Je bent een open en toegankelijk persoon die zelfstandig kan werken maar ook in teamverband;
• Jij ademt dienstverlening, maar weet ook jouw grenzen en die van het afdelingshoofd te bewaken;
• Jouw organisatiesensitiviteit zorgt ervoor dat je alles overziet;
• Daarnaast kun je goed schakelen en communiceren op alle niveaus;
• Dat je digitaal vaardig moet zijn, spreekt tegenwoordig vanzelf. Je moet kunnen inschatten wat openbare en wat vertrouwelijke gegevens zijn;
• Integriteit staat hoog in je vaandel.

Vereisten / knock-outcriteria

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
• Aantoonbare werkervaring als managementassistent / secretaresse in de afgelopen 5 jaar;
• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal;

Gunningscriteria;

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent / secretaresse in de afgelopen 5 jaar;
• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met Microsoft Officepakketten benoem dit duidelijk in het CV;

Competenties:

• Pro actief;
• Behulpzaam;
• Assertief.

Reageren tot: 21 maart tot 17:00

S-IMTAC is gespecialiseerd op het gebied van Interim Management / Detachering, Opleidingen & Projecten en Vitaliteit in de sector Banking, Finance, HR en Marketing & Communicatie. Onze missie is simpel, gewoon S-IMTAC Wij zijn eerlijk, betrokken, persoonlijk en doen net even dat extra stapje voor jou. Wij geloven in kansen en uitdagingen. Daarnaast geven wij trainingen voor het bedrijfsleven, MKB, overheden, banken en verzekeraars. Denk hierbij aan Sales Trainingen, Management Trainingen, Motivatie Trainingen, Advies / Coaching on the job, etc. De kracht van S-IMTAC zit in de ervaring, kennis en netwerk van het team. De organisatie is gericht op de volgende divisies: Banking, Finance, HR en Marketing & Communicatie. Op iedere divisie zitten specialisten met alle know-how om de juiste professionals te werven, selecteren en te trainen voor de betreffende opdrachtgever. Doordat de specialisten o.a. zelf operationeel zijn of zijn geweest bij de opdrachtgevers, weten zij precies wat er speelt, wat er wordt verwacht en boven alles, zij spreken dezelfde taal.