Medewerker DIV

In dit team ben je verantwoordelijk voor kwalitatief hoogwaardige digitale informatievoorziening binnen de organisatie. Daarbij is het essentieel om de documentaire informatie- en archiefproducten vindbaar en toegankelijk te maken. Om toekomstbestendig te zijn, wordt momenteel een nieuw zaaksysteem ingericht en wordt op strategisch niveau gewerkt aan een visie en aanpak over modernisering van het informatiebeheer.

Als junior medewerker Documentaire Informatievoorziening (DIV) ben je samen met je collega’s van het taakveld primair verantwoordelijk voor het beheer en implementeren van de informatiestromen binnen de gemeente Westland (zowel digitaal als fysiek).

's Ochtends tref je jouw DIV-collega’s bij de weekstart. Daarbij wordt even teruggeblikt en met elkaar besproken welke werkzaamheden er deze week op ons af komen. Daarna check je jouw mail en TopDesk. In TopDesk staan (zoek)vragen van interne klanten die je gaat beantwoorden. Na het afronden van de TopDesk meldingen bekijk je de beheerkalender waar de te controleren processen op staan. Je controleert digitale dossiers en documenten op o.a. de voortgang van afhandeling en compleetheid en koppelt je bevindingen terug aan de informatiespecialist. Deze gaat hier verder mee aan de slag, informeert de vakafdeling en komt bij je terug met de vervolgacties voor jou. Tussendoor ontvang je nog een telefoontje met een vraag van een collega. Uiteraard pak je dit zo snel mogelijk op.

Na de lunch pak je de draad weer op. Met nog een onverwacht telefoongesprek tussendoor vliegt de tijd. Je bekijkt de af te sluiten dossiers op compleetheid of vult deze aan door middel van het invoeren van de benodigde metadata waarna ze afgesloten worden. Verder denk je mee over digitale dossierstructuren en maak je waar nodig nieuwe dossiers aan. In de middag neem je deel aan het DIV-overleg en denk je proactief mee. Daarna bespreekt je nog een actiepunt met de informatiespecialist. Tevreden sluit je je laptop af. Morgen weer een nieuwe dag vol uitdagingen!

• Een afgeronde opleiding binnen het taakveld Documentaire Informatievoorziening en / of SOD II;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als medewerker DIV in de afgelopen 4 jaar;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met digitale documentstromen in de afgelopen 4 jaar;
• Aantoonbare kennis van zaakgericht werken (Duidelijk benoemd in het CV);
• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie;
• Aantoonbare kennis van wet-en-regelgeving op gebied van informatiebeheer en archivering opgedaan door relevante werkervaring of een afgeronde cursus in de afgelopen 5 jaar.

Reageren kan tot: 6-04-2022 9:00u.

S-IMTAC is gespecialiseerd op het gebied van Interim Management / Detachering, Opleidingen & Projecten en Vitaliteit in de sector Banking, Finance, HR en Marketing & Communicatie. Onze missie is simpel, gewoon S-IMTAC Wij zijn eerlijk, betrokken, persoonlijk en doen net even dat extra stapje voor jou. Wij geloven in kansen en uitdagingen. Daarnaast geven wij trainingen voor het bedrijfsleven, MKB, overheden, banken en verzekeraars. Denk hierbij aan Sales Trainingen, Management Trainingen, Motivatie Trainingen, Advies / Coaching on the job, etc. De kracht van S-IMTAC zit in de ervaring, kennis en netwerk van het team. De organisatie is gericht op de volgende divisies: Banking, Finance, HR en Marketing & Communicatie. Op iedere divisie zitten specialisten met alle know-how om de juiste professionals te werven, selecteren en te trainen voor de betreffende opdrachtgever. Doordat de specialisten o.a. zelf operationeel zijn of zijn geweest bij de opdrachtgevers, weten zij precies wat er speelt, wat er wordt verwacht en boven alles, zij spreken dezelfde taal.