Office Manager S-IMTAC

Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse orde op kantoor. Je zorgt ervoor dat collegae zich op hun werk kunnen richten zonder onnodige vertraging. Jij gaat ondersteunende werkzaamheden uitvoeren voor jouw collega’s van de afdelingen Financiële Administratie, Commercie en HR. Denk hierbij aan het opstarten van screeningen voor onze professionals, het bijhouden van de inkomende mail & post, het controleren & versturen van salarisspecificaties, contact houden met potentiële kandidaten, communiceren met opdrachtgevers, referenties na bellen en lichte debiteuren- en crediteuren beheer. Daarnaast ondersteun je de afdeling Recruitment bij drukte.

Taken:

• Administratieve taken, zoals het bijhouden van de agenda, het beheren van het archief en het verwerken van de post;
• Opstellen en verzenden van facturen;
• Facilitaire taken, zoals het op orde houden van de voorraad kantoorspullen en functies toebedelen aan kantoorruimtes;
• Beantwoorden en eventueel doorverbinden van binnenkomende telefoontjes;
• Organiseren van vergaderingen, bedrijfsuitjes en bijeenkomsten;
• Notities maken tijdens vergaderingen en deze uitwerken;
• Bijhouden van de personeelsadministratie;
• Administratieve ondersteuning van de afdeling HR /Recruitment /Financiële administratie/MARCOM;
• Beheren van de algemene mailboxen;
• Contact houden met professionals en opdrachtgevers;
• Schrijven/ herschrijven van teksten zoals vacatures / nieuwsbrief / mailings;
• Bijhouden van speciale gelegenheden zoals borrels, jubilea en verjaardagen.

Wat bieden wij?

• Een functie voor maximaal 24 – 32 uur;
• Flexibiliteit om jouw functie zelf in te richten;
• Een marktconform salaris afhankelijk van jouw ervaring;
• Werken in een klein en dynamisch team waarin eigen inbreng zeer gewenst is;
• Centrale werkplek goed te bereiken in Schiedam.

• Je hebt pro-actieve en flexibele werkhouding;
• Je hebt goede communicatieve vaardigheden (zowel in woord als in geschrift);
• Je bent een administratieve tijger;
• Je hebt ervaring met Canva/design ervaring met Canva/design en Wordpress is een bonus;
• Je hebt minimaal MBO niveau.

S-IMTAC is gespecialiseerd op het gebied van Interim Management / Detachering, Opleidingen & Projecten en Vitaliteit in de sector Banking, Finance, HR en Marketing & Communicatie. Onze missie is simpel, gewoon S-IMTAC Wij zijn eerlijk, betrokken, persoonlijk en doen net even dat extra stapje voor jou. Wij geloven in kansen en uitdagingen. Daarnaast geven wij trainingen voor het bedrijfsleven, MKB, overheden, banken en verzekeraars. Denk hierbij aan Sales Trainingen, Management Trainingen, Motivatie Trainingen, Advies / Coaching on the job, etc. De kracht van S-IMTAC zit in de ervaring, kennis en netwerk van het team. De organisatie is gericht op de volgende divisies: Banking, Finance, HR en Marketing & Communicatie. Op iedere divisie zitten specialisten met alle know-how om de juiste professionals te werven, selecteren en te trainen voor de betreffende opdrachtgever. Doordat de specialisten o.a. zelf operationeel zijn of zijn geweest bij de opdrachtgevers, weten zij precies wat er speelt, wat er wordt verwacht en boven alles, zij spreken dezelfde taal.